Comment construire un onboarding performant avec vos équipes ? 💪

C’est une étape importante à réfléchir et à structurer.

Et quoi de mieux que de mobiliser vos collaborateurs pour en faire une mécanique huilée et adaptée aux réalités de votre organisation ?

Anne ATLAS, dirigeante du Cabinet OSIA, spécialiste du conseil en organisation et du travail participatif, vous invite à découvrir les 5 aspects à travailler avec vos équipes pour avoir un processus d’onboarding performant.

Parce que l’arrivée d’un nouveau collaborateur doit être l’affaire de tous… pas que celle du RH !

1. Un socle commun à tout nouvel arrivant.

A l’occasion d’un premier atelier collectif, avec des membres de vos équipes, faites la liste des éléments que toute personne arrivant dans votre entreprise doit savoir. Mobiliser vos collaborateurs sur ce sujet permet de réaliser une liste adaptée et pertinente.

Parmi les éléments de cette liste, il est possible de retrouver :

• les missions de l’entreprise,
• la culture et les valeurs,
• l’historique et chiffres clés,
• le business model,
• la vision à moyen / long terme,
• les enjeux de l’entreprise,
• l’organisation.

Dans un second temps, travaillez avec les équipes afin de définir : qui peut assurer le partage de ce socle commun ? quel contenu est à présenter ? quels supports sont à produire ? quel format de présentation est à retenir ?

Travaillez collectivement avec les équipes en interne sur ces questions et sur le contenu de chaque point. Définissez un plan d’action collectif pour co-construire le guide du nouveau collaborateur.

2. Des spécificités selon les postes et les profils.

Selon les postes, il est également possible d’imaginer des parcours métiers personnalisés.

Cette fois-ci, organisez des temps de travail avec les personnes pertinentes de votre organisation : commerciaux, développeurs, marketing, etc.

Cette partie spécifique du processus d’onboarding peut également prendre des formes différentes : vidéos, livre métier ou encore temps de formation.

3. Des temps de rencontres et d’échanges.

Vous l’avez compris, un bon onboarding est un onboarding collaboratif, dans sa conception et dans sa mise en oeuvre.

Un nouvel arrivant doit pouvoir rencontrer un maximum de personnes avec lesquelles il sera de près ou de loin amené à travailler. Chacune de ces rencontres permettra d’aborder un des aspects de l’onboarding défini plus haut.

Ces rencontres peuvent être également définies en fonction des profils et des métiers : alors là encore, travaillez ça avec les personnes pertinentes au sein de votre organisation.

Listez l’ensemble des personnes à mobiliser avec des plan B en cas de besoin.

4. Créer une feuille de route dans le temps

L’onboarding est aussi une question de temps, définissez avec vos équipes les différentes phases de l’intégration (premier jour, première semaine, premier mois…), ainsi que les différentes étapes des rencontres.

Cette chronologie peut faire l’objet d’une formalisation en tableau avec trois colonnes :

QUELLE ETAPE – QUOI ?

QUI ?

QUAND ?

Ces éléments seront à présenter au nouvel arrivant afin de lui donner un cadre rassurant.

5. Un processus à améliorer en continu

Parce que l’organisation et les pratiques peuvent très vite changer, le processus d’onboarding doit être vivant et régulièrement mis à jour, alors n’hésitez pas à régulièrement mobiliser vos équipes pour vous aider à en adapter le contenu.

Focus sur le rapport d’étonnement :

Excellent outil de feedback, le rapport d’étonnement peut être demandé un mois après l’arrivée de collaborateur. Il permet de recueillir ses impressions avec son regard neuf.

Insistez sur l’importance pour le collaborateur de le formaliser et de le préparer. C’est un temps de valorisation de son point de vue, à l’occasion duquel vous pouvez lui demander des propositions sur les axes d’améliorations les plus pertinents qu’il soulève.

Pour l’aider à formaliser ce document, travaillez avec vos équipes à définir les différents axes sur lesquels vous demandez au nouvel arrivant de s’exprimer : les locaux ? la communication ? l’équipe ? la relation au manager ? Et même pourquoi pas le processus d’onboarding lui-même !

Découvrez un outil pour animer vos temps de travail collectif : Le METAPLAN

Cet outil permet de faire émerger des idées, des connaissances autour d’une problématique pour :

• Poser une définition commune,
• Débattre,
• Faire émerger des idées,
• Visualiser les échanges en cours,
• Fixer les objectifs d’une action collective.

Préparez une question ouverte, par exemple : « Selon vous quelles sont les informations importantes à transmettre à tout nouvel arrivant dans l’entreprise ? »

A/ Consignes (5 à 10 min)

Présenter les objectifs et les différentes étapes de l’animation. Expliquer le déroulement de l’activité : un temps individuel pour formuler ses propres réponses à l’écrit, une mise en commun, puis un regroupement des idées par sous-thèmes.
Énoncer la question et s’assurer qu’elle a bien été comprise par l’ensemble des participants. Écrire la question de façon suffisamment visible pour tous, afin que les participants puissent s’y référer si besoin. Distribuer un nombre donné (ex. 5) de papiers par personne et inviter les participants en quelques minutes à inscrire sur chacun des papiers un mot ou une idée qui réponde à la question – une seule idée par papier.

B/ Travail individuel de production d’idées (5 à 15 min)

C/ Recueil et rapprochement des idées (environ 30 min, en fonction de la taille du groupe)

Ramasser l’ensemble de productions. Lire à voix haute et de façon neutre les idées les unes après les autres. Avec l’aide du groupe, positionner sur le mur / paperboard celles qui sont analogues. Inviter les auteurs d’une idée dont le sens n’est pas perçu par tous à apporter des précisions. Aucun message ne peut être modifié ou exclu.

D/ Validation et dénomination des regroupements (10 à 40 min)

Relire les papiers de chaque regroupement en vue d’obtenir la confirmation du classement. Après validation du groupe, demander aux participants de donner un titre à chaque regroupement.

Vous avez d’autres projets autour desquels vous souhaitez mobiliser vos collaborateurs ? Vous souhaitez découvrir d’autres outils d’animations collectives ? N’hésitez pas à découvrir les accompagnements proposés par le Cabinet OSIA www.cabinet-osia.com