Comme vous le savez peut-être, avant de créer Coopt & Smile, j’ai été recruteuse ! 
Quand j’ai commencé mon métier, j’avais beaucoup de croyances. Je me disais entre autre, que moi, je répondrai à tous mes candidats…. et malheureusement je n’ai pas toujours été exemplaire sur le sujet. Et oui, arrivée sur le terrain, je suis tombée de haut !
En effet, parfois il est très difficile d’être pris dans son quotidien et d’assurer ses engagements. Manque de temps, mauvaise organisation, manque d’inspiration, peu importe les raisons, la réalité est parfois beaucoup moins glamour que ce à quoi nous aspirions. 
C’est pourquoi, nous allons vous aider en vous partageant 4 templates pour vous aider à gérer vos refus.
Mais avant cela je voulais vous poser une question :
Pourquoi répondre à vos candidats ? 
Par respect pour eux, qui montrent de l’intérêt pour votre entreprise.
Pour les encourager dans leur recherche et les aider à s’améliorer.
Pour l’image de votre entreprise. Ces personnes sont potentiellement de futurs collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires…
On ne ghost pas ses candidats si on ne veut soit même être ghosté ! 
Différentes situations impliquent différentes réponses.
Si ne pas faire de retour à un candidat est très négatif, on peut comprendre que la personnalisation du refus soit liée à l’étape à laquelle il survient/ou du recrutement à choisir
Vous n’avez pas vu ce candidat en entretien. 
Il est possible d’envoyer une réponse plus courte, le degré d’engagement du candidat est encore faible.
1er template, vous pouvez être plus bref dans votre retour.
Bonjour Madame, Monsieur ou Prénom (à adapter en fonction de votre marque employeur)
Nous vous remercions d’avoir postulé au poste de “titre de la fonction”
Nous avons soigneusement étudié votre candidature, malheureusement nous ne sommes pas en mesure de vous donner une suite favorable.
Cette décision ne remet pas en cause vos compétences.
Nous apprécions le temps et les efforts que vous avez consacré à postuler chez “nom de l’entreprise”, et nous vous souhaitons bonne chance dans vos projets futurs.
Sincèrement
Céline MAGRINI
2ème template. Oups, ce candidat arrive trop tard ! Le poste vient d’être pourvu.
Bonjour Madame, Monsieur ou Prénom (à adapter en fonction de votre marque employeur)
Nous vous remercions d’avoir postulé au poste de “titre de la fonction”
Nous avons toutefois le regret de vous informer qu’il a déjà été pourvu, nous ne sommes donc pas en mesure de vous donner une suite favorable.
Si vous y consentez, nous conserverons votre candidature et si un poste qui correspond à votre profil se libère, nous ferons en sorte de vous contacter.
Nous apprécions le temps et les efforts que vous avez consacré à postuler pour ce poste, et nous vous souhaitons bonne chance dans vos projets futurs.
Sincèrement
Céline MAGRINI
Vous avez vu ce candidat en entretien. 
Le candidat a déjà investi du temps pour obtenir ce poste, il est engagé dans le process de recrutement. Vous ne pouvez pas lui faire un mail générique et impersonnel.
Plusieurs options s’offrent à vous.
Vous pouvez envoyer un e-mail sans détails pour prévenir le candidat du refus et ensuite le contacter pour lui expliquer de vive voix, le pourquoi ! 📢
3ème template
Bonjour Madame, Monsieur ou Prénom (à adapter en fonction de votre marque employeur)
Nous vous remercions pour l’échange que nous avons eu le “date”
Malheureusement, nous avons choisi de ne pas retenir votre candidature.
Nous allons vous contacter pour vous expliquer les raisons qui ont motivé notre décision.
En attendant, nous vous remercions pour votre temps ainsi que votre intérêt pour notre entreprise.
Sincèrement,
Céline MAGRINI
Autre alternative, vous pouvez rédiger un e-mail de refus personnalisé et détaillé, et laisser la possibilité au candidat de vous recontacter à sa convenance.
4ème template
Bonjour Madame, Monsieur ou Prénom (à adapter en fonction de votre marque employeur)
Remercier:
Nous vous remercions pour l’échange que nous avons eu en date du “date”
Annoncer:
Après mûre réflexion, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas y donner une suite favorable.
Ensuite, valoriser les points forts de la candidature :
Il s’agit de lister les éléments que vous avez apprécié.
Par exemple,
Nous avons apprécié l’authenticité de notre échange et votre enthousiasme. Ce sont des qualités qui correspondent pleinement à nos valeurs. Votre expérience dans une PME vous donne une excellente compréhension des enjeux auxquelles nous devons faire face.
Poursuivre en listant les raisons qui ont motivé le rejet:
Par exemple,
Toutefois, nous n’avons pas retenu votre candidature car la maîtrise du logiciel XX est obligatoire sur le poste.
Je vous conseille de donner quelques pistes d’amélioration. Cela est positif et aidera le candidat à s’améliorer.
Par exemple,
Nous n’avons aucun doute de votre futur succès dans votre recherche d’emploi. Voici quelques conseils pour vous y aider…
Si vous y consentez, nous conserverons votre CV, dans l’hypothèse où un poste en adéquation avec vos compétences s’ouvrirait.
Si vous avez des interrogations, vous pouvez nous contacter, je me tiens personnellement à votre disposition pour y répondre.
Nous vous remercions pour votre temps, votre intérêt pour notre entreprise et nous vous souhaitons un bonne chance dans vos projets futurs.
Sincèrement,
Céline MAGRINI
Pour conclure, cette étape du processus de recrutement n’est agréable pour personne, refuser des candidatures est un exercice délicat, mais nécessaire. C’est pourquoi il faut le transformer en une expérience positive. ➕
Et si vous avez besoin d’un coup de pied au derrière, souvenez vous de la période où vous cherchiez un emploi. Pensez à la frustration que vous pouviez ressentir quand vous n’aviez pas de retour !
A bientôt avec le SMILE 